안녕하세요.
AI를 활용해 더 효율적인 삶을 만드는 방법을 연구하는 MoonShell입니다.
회사에서 오래 일하다 보면 자연스럽게 익숙해지는 업무가 있습니다.
매일 반복해서 하다 보니 굳이 생각하지 않아도 순서대로 처리할 수 있고, 문제가 생겨도 경험을 바탕으로 대응합니다.
그런데 어느 날 다른 사람에게 그 업무를 알려줘야 하면 생각보다 어렵습니다.
“이걸 어디서부터 설명해야 하지?”
내게는 너무 당연한 내용이라 설명에서 빠뜨리기도 하고,
말로는 쉽게 설명했는데 상대방이 혼자 해보면 막히는 경우도 있습니다.
이럴 때 필요한 것이 업무 매뉴얼입니다.
하지만 매뉴얼을 처음부터 작성하려고 하면 이것도 만만하지 않습니다.
그래서 이번에는 ChatGPT를 이용해
내 머릿속에 있는 업무 경험을 다른 사람이 따라 할 수 있는 업무 매뉴얼로 정리하는 방법
을 알아보겠습니다.
좋은 업무 매뉴얼은 길다고 좋은 것이 아닙니다
업무 매뉴얼을 만든다고 하면 모든 내용을 자세히 적어야 한다고 생각하기 쉽습니다.
하지만 실제 사용자는 매뉴얼을 처음부터 끝까지 공부하려는 사람이 아닐 수도 있습니다.
대부분은 이런 것을 알고 싶습니다.
“그래서 지금 무엇을 해야 하지?”
“다음에는 무엇을 하지?”
“이 상황에서는 어떻게 해야 하지?”
좋은 매뉴얼은 많은 정보를 담는 문서라기보다,
필요한 사람이 업무를 정확하게 수행할 수 있도록 돕는 문서
에 가깝습니다.
그래서 ChatGPT에게 처음부터
“○○ 업무 매뉴얼 만들어줘.”
라고 요청하는 것은 추천하지 않습니다.
ChatGPT는 여러분 회사의 실제 업무 절차를 모르기 때문입니다.
먼저 내가 실제로 어떻게 일하고 있는지 꺼내는 것부터 시작해야 합니다.
STEP 1. 내가 하는 일을 생각나는 대로 적는다
처음부터 완벽한 순서로 적을 필요는 없습니다.
예를 들어 매일 하는 업무라면 이렇게 작성할 수 있습니다.
업무: 일일 실적 정리
출근 후 전날 데이터 확인
시스템에서 생산량 확인
엑셀 파일 열기
날짜 변경
생산량 입력
이상한 수치가 있는지 전날과 비교
문제 없으면 저장
팀 공유폴더에 업로드
필요하면 담당자에게 전달
이 정도면 충분합니다.
중요한 것은 문장을 예쁘게 만드는 것이 아니라 내가 실제로 하는 행동을 최대한 빠뜨리지 않고 적는 것입니다.
그리고 ChatGPT에게 이 내용을 먼저 정리하도록 합니다.
🧪 MoonShell 검증 후보 프롬프트 ①
머릿속 업무 절차 꺼내기
나는 내가 실제로 하고 있는 업무를
업무 매뉴얼로 만들려고 해.
아래 내용은 내가 생각나는 대로 적은 업무 과정이야.
아직 새로운 매뉴얼을 만들지 말고
내가 제공한 내용만 사용해서
실제 업무 순서대로 정리해줘.
다음 항목으로 구분해줘.
1. 업무 시작 전 준비
2. 실제 작업 순서
3. 작업 중 확인해야 하는 것
4. 작업 완료 후 해야 하는 것
5. 설명이 부족한 부분
6. 추가 확인이 필요한 부분
중요:
내가 말하지 않은 업무 절차를
일반적인 지식으로 추측해서 추가하지 마.
정보가 부족한 부분은
[확인 필요]라고 표시해줘.
업무 내용:
[내가 실제로 하는 업무를 자유롭게 입력]
이렇게 하면 뒤죽박죽 적은 내용을 먼저 구조화할 수 있습니다.
STEP 2. 내가 당연하다고 생각해서 빠뜨린 것을 찾는다
여기서 중요한 문제가 하나 있습니다.
업무에 익숙한 사람일수록 당연한 것을 설명하지 않는 경우가 많습니다.
예를 들어
“시스템에서 생산량을 확인한다.”
라고 적었다고 해보겠습니다.
처음 하는 사람은 이렇게 생각할 수 있습니다.
어떤 시스템인가?
어떤 화면으로 들어가야 하나?
어느 시간 기준인가?
어떤 수치를 봐야 하나?
수치가 이상하면 어떻게 하나?
경험자에게는 당연하지만 초보자에게는 전혀 당연하지 않습니다.
그래서 두 번째 단계에서는 ChatGPT에게 초보자의 입장에서 질문하게 합니다.
🧪 MoonShell 검증 후보 프롬프트 ②
빠진 설명 찾기
다음 업무 절차를
이 업무를 처음 하는 신입사원이 읽는다고 생각하고 검토해줘.
각 단계에서 신입사원이
"그래서 정확히 어떻게 해야 하지?"
라고 생각할 가능성이 있는 부분을 찾아줘.
다음 기준으로 확인해줘.
- 시작 조건이 명확한가?
- 필요한 준비물이 명확한가?
- 작업 순서가 명확한가?
- 무엇을 확인해야 하는지 명확한가?
- 정상과 이상을 구분하는 기준이 있는가?
- 문제가 생겼을 때 어떻게 해야 하는가?
- 작업 완료 기준이 명확한가?
- 완료 후 해야 할 일이 있는가?
빠진 내용을 네가 만들어내지 말고
내가 추가로 설명해야 할 질문으로 만들어줘.
가장 중요한 질문부터
한 번에 하나씩 질문해줘.
이 방식의 장점은 ChatGPT가 매뉴얼을 대신 만드는 것이 아니라 내 경험을 밖으로 꺼내는 인터뷰어 역할을 한다는 것입니다.
STEP 3. 업무를 '행동' 단위로 나눈다
매뉴얼에서 자주 보이는 표현이 있습니다.
“자료를 확인한다.”
“이상 여부를 점검한다.”
“필요한 조치를 실시한다.”
익숙한 사람에게는 이해되지만 처음 하는 사람에게는 모호합니다.
무엇을 확인하는지,
어떻게 확인하는지,
어떤 상태가 정상인지
알 수 없기 때문입니다.
그래서 업무 절차는 가능하면 행동 단위로 작성하는 것이 좋습니다.
예를 들어
“파일을 확인한다.”
보다
“공유폴더에서 전일 날짜의 파일을 열고 A열의 날짜와 B열의 생산량을 확인한다.”
처럼 구체적으로 작성하는 방식입니다.
단, 실제 정보는 반드시 사용자가 제공해야 합니다.
STEP 4. 기본 구조를 만든다
업무에 따라 달라질 수 있지만 기본적인 매뉴얼은 다음처럼 구성할 수 있습니다.
| 구분 | 내용 |
| 업무명 | 어떤 업무인가 |
| 목적 | 왜 하는 업무인가 |
| 수행 시점 | 언제 하는가 |
| 준비사항 | 무엇이 필요한가 |
| 작업 절차 | 어떤 순서로 하는가 |
| 확인사항 | 무엇을 확인하는가 |
| 이상 발생 시 | 문제가 생기면 어떻게 하는가 |
| 완료 기준 | 언제 끝난 것으로 보는가 |
| 결과물 | 무엇이 남아야 하는가 |
모든 매뉴얼에 이 항목을 억지로 넣을 필요는 없습니다.
업무 특성에 맞게 필요한 것만 사용하면 됩니다.
🧪 MoonShell 검증 후보 프롬프트 ③
업무 매뉴얼 구조 만들기
지금까지 내가 설명한 업무 내용을 바탕으로
업무 매뉴얼의 구조를 만들어줘.
목표는 이 업무를 처음 맡은 사람이
매뉴얼을 보면서 업무 흐름을 이해할 수 있도록 하는 것이야.
다음 항목을 기본으로 검토해줘.
- 업무명
- 업무 목적
- 수행 시점
- 사전 준비
- 작업 절차
- 단계별 확인사항
- 이상 발생 시 대응
- 완료 기준
- 완료 후 조치
- 관련 자료
단, 업무와 관계없는 항목은 제외해도 돼.
내가 제공하지 않은 절차나 기준은 만들지 말고
정보가 부족하면 [확인 필요]라고 표시해줘.
STEP 5. 정상적인 상황만 적으면 부족합니다
업무 매뉴얼을 만들 때 놓치기 쉬운 것이 있습니다.
바로 예외 상황입니다.
평소에는 A → B → C 순서로 처리하면 되지만 실제 업무에서는 예상하지 못한 일이 발생합니다.
파일이 없을 수도 있고,
수치가 맞지 않을 수도 있고,
담당자가 자리에 없을 수도 있고,
시스템이 정상적으로 작동하지 않을 수도 있습니다.
숙련자는 경험으로 대응하지만 초보자는 여기서 업무가 멈춥니다.
그래서 매뉴얼에는 가능한 범위에서
“정상적인 경우에는 어떻게 하는가?”
뿐만 아니라
“정상적이지 않을 때 무엇을 해야 하는가?”
도 포함하는 것이 좋습니다.
🧪 MoonShell 검증 후보 프롬프트 ④
예외 상황 찾기
다음 업무 절차에서
업무가 정상적으로 진행되지 않을 수 있는 지점을 찾아줘.
중요:
실제로 발생할 수 있다고 단정하지 말고
확인이 필요한 질문 형태로 작성해줘.
예:
- 파일이 없을 경우 절차가 있는가?
- 입력값이 기준과 다를 경우 확인 기준이 있는가?
- 시스템 오류가 발생하면 연락할 담당자가 있는가?
각 작업 단계별로
[정상 진행]
[확인해야 할 예외 상황]
[현재 정보로 대응 방법을 알 수 있는지]
형식으로 정리해줘.
내가 제공하지 않은 대응방법은 만들지 마.
이 질문을 보면서 실제 경험을 하나씩 추가하면 매뉴얼의 완성도가 올라갑니다.
STEP 6. 주의사항과 금지사항을 따로 분리한다
업무에 따라서는 단순히 순서를 아는 것보다 하지 말아야 할 행동을 아는 것이 더 중요할 수 있습니다.
예를 들어
- 임의로 값을 수정하지 않는다.
- 확인 없이 다음 단계로 넘어가지 않는다.
- 특정 조건에서는 작업하지 않는다.
- 이상 발생 시 담당자에게 확인한다.
같은 내용입니다.
이런 내용은 긴 작업 설명 속에 섞어두기보다
주의
금지
확인 필요
등으로 분리하면 눈에 더 잘 들어옵니다.
특히 안전이나 품질과 관련된 업무라면 이 부분은 더욱 중요합니다.
STEP 7. 이제 실제 매뉴얼 초안을 만든다
업무 순서와 빠진 정보, 예외 상황까지 어느 정도 정리했다면 이제 ChatGPT에게 초안을 작성하게 합니다.
지금까지 내가 제공하고 확인한 내용을 바탕으로
업무 매뉴얼 초안을 작성해줘.
작성 기준:
1. 실제 작업 순서대로 작성
2. 한 단계에는 하나의 핵심 행동을 중심으로 작성
3. 각 단계에서 필요한 확인사항 표시
4. 주의사항은 별도로 강조
5. 예외 상황과 대응방법 구분
6. 처음 하는 사람도 이해할 수 있는 표현 사용
7. 같은 내용 반복하지 않기
8. 내가 제공하지 않은 절차 추가하지 않기
9. 정보가 부족한 부분은 [확인 필요] 유지
각 절차는
[단계]
[해야 할 일]
[확인사항]
[주의사항]
형식으로 정리해줘.
이제 처음 적었던 메모가 꽤 그럴듯한 매뉴얼 형태로 바뀌게 됩니다.
하지만 아직 끝이 아닙니다.
STEP 8. '처음 하는 사람' 테스트를 한다
매뉴얼을 작성한 사람이 직접 검토하면 문제가 잘 보이지 않을 수 있습니다.
이미 업무를 알고 있기 때문입니다.
그래서 마지막에는 ChatGPT에게 아무것도 모르는 사람의 입장에서 다시 읽게 합니다.
다음 업무 매뉴얼을
이 업무를 처음 하는 사람이 처음 읽는다고 생각하고 검토해줘.
다음 항목만 찾아줘.
1. 무엇을 해야 하는지 모호한 단계
2. 설명 없이 등장하는 용어
3. 앞 단계의 정보가 있어야 이해되는 부분
4. 정상/이상을 판단하기 어려운 부분
5. 예외 상황에서 행동이 불분명한 부분
6. 완료 여부를 판단하기 어려운 부분
7. 추가 질문이 필요한 부분
매뉴얼을 임의로 수정하지 말고
[위치]
[문제]
[초보자가 할 질문]
형식으로 알려줘.
그리고 가능하다면 가장 좋은 검증 방법은 따로 있습니다.
실제로 그 업무를 잘 모르는 사람이 매뉴얼만 보고 따라 해보는 것입니다.
그 사람이 중간에 질문한다면 그 부분이 바로 매뉴얼의 개선 포인트가 됩니다.
⭐ 복잡하다면 이것 하나만 사용하세요
지금까지 여러 프롬프트를 소개했지만 매번 하나씩 복사하기는 번거롭습니다.
그래서 실제로 사용할 때는 아래 통합 프롬프트 하나부터 시작할 수 있습니다.
MoonShell 업무 매뉴얼 제작 통합 프롬프트
지금부터 내가 실제로 하고 있는 업무를
업무 매뉴얼로 만드는 것을 도와줘.
목표는 이 업무를 처음 하는 사람이
내 설명 없이도 업무 흐름을 이해하고
필요한 행동을 순서대로 확인할 수 있도록 만드는 것이야.
중요한 원칙:
너는 일반적인 지식으로
우리 회사의 업무 절차를 추측해서 만들면 안 돼.
내가 제공한 정보만 사용하고
정보가 부족하면 [확인 필요]라고 표시하거나
나에게 질문해줘.
현재 내가 알고 있는 업무:
[업무 과정을 생각나는 대로 자유롭게 입력]
다음 순서로 진행해줘.
STEP 1.
내가 적은 내용을 실제 작업 순서대로 정리
STEP 2.
준비 / 작업 / 확인 / 완료 후 조치로 구분
STEP 3.
처음 하는 사람이 이해하기 어려운 부분 찾기
STEP 4.
빠진 정보가 있다면
가장 중요한 질문부터 한 번에 하나씩 질문
STEP 5.
정상적인 작업 절차와
확인이 필요한 예외 상황 구분
STEP 6.
주의사항과 금지사항 정리
STEP 7.
정보가 충분해지면
업무 매뉴얼 초안 작성
매뉴얼은 가능하면
- 업무명
- 업무 목적
- 수행 시점
- 준비사항
- 작업 절차
- 단계별 확인사항
- 주의사항
- 예외 상황
- 완료 기준
- 완료 후 조치
순서로 구성해줘.
STEP 8.
초안을 처음 보는 신입사원의 입장에서 다시 검토하고
모호하거나 추가 설명이 필요한 부분을 찾아줘.
각 단계가 끝나면
내 확인을 받은 후 다음 단계로 넘어가줘.
절대 하지 말아야 할 것:
- 없는 작업 절차 만들기
- 확인되지 않은 기준 만들기
- 담당자 임의 지정
- 수치 임의 생성
- 안전기준 추측
- 회사 규정을 일반적인 기준으로 대체하기
이해했다면
내가 적은 업무 내용부터 정리해줘.
이 프롬프트의 핵심은 ChatGPT에게 매뉴얼을 한 번에 작성시키지 않는 것입니다.
AI가 질문하고,
내가 경험을 설명하고,
다시 AI가 정리하는 방식입니다.
업무 매뉴얼에 사진과 화면 캡처를 활용해보세요
모든 것을 글로 설명할 필요는 없습니다.
예를 들어 프로그램을 사용하는 업무라면
① 프로그램 실행
② 메뉴 선택
③ 값 입력
④ 결과 확인
같은 작업은 화면 캡처와 함께 설명하면 훨씬 이해하기 쉽습니다.
실제 작업 역시 위치나 형태를 알아야 하는 경우라면 사진이나 그림이 도움이 될 수 있습니다.
즉,
글로 설명하기 좋은 것은 글로,
보여주는 것이 빠른 것은 이미지로
구성하는 것이 좋습니다.
매뉴얼과 체크리스트는 다릅니다
매뉴얼을 만들었다면 반복 업무에는 별도의 체크리스트를 만드는 것도 좋습니다.
매뉴얼은
“이 업무를 어떻게 하는가?”
를 설명합니다.
체크리스트는
“오늘 해야 할 것을 빠뜨리지 않았는가?”
를 확인합니다.
ChatGPT에게 완성된 매뉴얼을 기반으로 체크리스트 형식으로 바꾸도록 요청할 수 있습니다.
다음 업무 매뉴얼에서
매번 작업할 때 확인해야 하는 내용만 추출해서
1페이지 체크리스트로 만들어줘.
업무 설명은 최소화하고
실제로 확인해야 하는 행동 중심으로 작성해줘.
매뉴얼에 없는 새로운 확인사항은 추가하지 마.
업무 특성에 따라 매뉴얼 + 체크리스트 조합이 훨씬 실용적일 수 있습니다.
회사 업무라면 정보보안과 안전기준을 먼저 확인하세요
업무 매뉴얼에는 회사 내부 절차와 시스템, 설비, 고객정보, 생산정보, 기술정보 등이 포함될 수 있습니다.
따라서 실제 업무 내용을 AI에 입력하기 전에는 반드시 회사 AI 사용정책과 정보보안 규정을 확인해야 합니다.
특히 안전과 관련된 작업에서는 더욱 주의해야 합니다.
AI가 만든 절차를 실제 작업 기준으로 사용해서는 안 됩니다.
회사의 공식 작업절차서, 안전규정, 법적 기준, 제조사 지침 등 승인된 자료가 항상 우선입니다.
ChatGPT는 기존 정보를 정리하고 문서화하는 데 도움을 줄 수 있지만 안전절차를 임의로 결정하는 도구로 사용해서는 안 됩니다.
❌ 이런 매뉴얼은 만들지 마세요
경험자만 이해할 수 있는 매뉴얼
“정상 여부 확인”
이라고 적는 것만으로는 부족합니다.
무엇이 정상인지 판단할 수 있어야 합니다.
정상적인 상황만 있는 매뉴얼
실제 업무는 항상 계획대로 진행되지 않습니다.
자주 발생하는 예외 상황이 있다면 함께 정리하는 것이 좋습니다.
너무 많은 설명이 들어간 매뉴얼
정보가 많다고 항상 좋은 것은 아닙니다.
실제 업무에 필요한 내용과 참고 내용을 구분하는 것이 좋습니다.
AI가 만들어낸 업무 절차
가장 주의해야 합니다.
ChatGPT가 자연스럽게 작성했다고 해서 실제 회사의 업무 절차가 되는 것은 아닙니다.
💡 MoonShell Insight
업무를 잘하는 것과 업무를 설명할 수 있는 것은 조금 다릅니다.
오랫동안 반복한 업무에는 내가 의식하지 않고 사용하는 경험이 쌓입니다.
어떤 것을 먼저 확인해야 하는지,
어떤 부분에서 실수가 많이 발생하는지,
무엇이 평소와 다른지,
문제가 생겼을 때 무엇부터 확인하는지.
이런 경험은 머릿속에는 있지만 문서에는 없는 경우가 많습니다.
ChatGPT는 이런 경험을 스스로 만들어낼 수는 없습니다.
하지만 질문을 통해 내가 알고 있는 것을 밖으로 꺼내고 구조화하는 도구로는 활용할 수 있습니다.
그래서 업무 매뉴얼을 만들 때 가장 중요한 질문은
“AI가 얼마나 잘 작성했는가?”
가 아니라
“내가 알고 있는 중요한 경험이 제대로 문서에 들어갔는가?”
라고 생각합니다.
좋은 업무 매뉴얼은 단순한 문서 하나가 아닙니다.
한 사람의 경험을 다른 사람이 다시 사용할 수 있게 만드는 과정입니다.
ChatGPT 업무 매뉴얼 제작 공식
경험 꺼내기
↓
순서 정리
↓
빠진 정보 찾기
↓
예외 상황 확인
↓
주의사항 정리
↓
매뉴얼 작성
↓
초보자 관점 검토
↓
실제 사용 후 수정
한 번 만든 매뉴얼도 업무가 바뀌면 계속 업데이트해야 합니다.
3줄 요약
- ChatGPT에게 업무 매뉴얼을 처음부터 만들게 하지 말고 내가 실제로 하는 업무부터 설명하세요.
- AI에게 초보자의 입장에서 질문하게 하면 내가 당연하게 생각해 빠뜨린 정보를 찾는 데 도움이 됩니다.
- 최종 매뉴얼은 실제 업무와 비교해 검증하고, 안전·보안 관련 업무는 반드시 공식 절차와 회사 규정을 우선하세요.
자주 묻는 질문 FAQ
Q. 아무것도 정리하지 않은 상태에서도 시작할 수 있나요?
가능합니다. 업무를 처음부터 순서대로 설명하려 하지 말고 생각나는 내용을 자유롭게 적은 뒤 ChatGPT에게 순서를 정리하도록 하는 방식으로 시작할 수 있습니다.
Q. 기존 매뉴얼을 개선하는 데도 사용할 수 있나요?
가능합니다. 기존 매뉴얼을 초보자의 관점에서 검토하거나 모호한 표현, 빠진 단계, 중복 설명 등을 찾는 용도로 활용할 수 있습니다. 단, 회사 자료를 입력할 수 있는지는 먼저 보안정책을 확인해야 합니다.
Q. 사진이나 화면 캡처도 넣는 것이 좋나요?
업무에 따라 유용합니다. 화면 조작이나 위치 확인처럼 글보다 이미지가 빠르게 전달되는 내용은 캡처나 그림을 함께 사용하는 것이 이해에 도움이 됩니다.
Q. ChatGPT가 안전 작업 매뉴얼도 만들어줄 수 있나요?
안전과 관련된 실제 절차는 AI가 임의로 만들어서는 안 됩니다. 회사의 공식 절차, 안전규정, 관련 법규와 승인된 자료를 기준으로 해야 하며 ChatGPT는 허용된 범위에서 기존 내용을 정리하는 보조 도구로 사용하는 것이 적절합니다.
다음 글 예고
#020 ChatGPT 활용 시리즈 마지막 편 | AI를 잘 쓰는 사람은 무엇이 다른가?
#001부터 시작한 MoonShell ChatGPT 활용 시리즈가 다음 글에서 #020에 도착합니다.
마지막 글에서는 새로운 기능이나 프롬프트를 하나 더 소개하기보다,
지금까지 다뤘던 내용을 바탕으로
ChatGPT를 실제로 잘 활용하기 위해 가장 중요한 원칙은 무엇인지
한번 정리해보겠습니다.
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#ChatGPT #업무매뉴얼 #업무매뉴얼작성 #업무자동화 #ChatGPT활용법 #AI업무활용 #업무효율 #업무인수인계 #직장인 #생산성 #프롬프트 #MoonShell
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